Een pensioentransitie bij een opdrachtgever van Swalef

feb 08
werkwijze pensioenadvies swalef

Alles in beweging

De pensioensector is continu in beweging. En hoewel voor sommigen de hervormingen niet snel genoeg gaan is het voor onze pensioenjuridische adviespraktijk iedere dag ‘alle hens aan dek’. Als je in de top van de markt opereert moet je continu ‘up to date’ zijn. En er verandert veel. Nederlandse, maar ook Europese wetgeving. IORP II en bijvoorbeeld de Verzamelwet 2019. En wetgeving wordt altijd gevolgd door lagere wetgeving. Waarbij interpretatie natuurlijk ook een rol speelt. Hoe duid je het en ga je er in de praktijk mee? Wel of geen België route, bijvoorbeeld. Vraagstukken die aan de orde van de dag waren bij Swalef vorig jaar. En alsof alleen de pensioenjuridische vraagstukken nog niet genoeg zijn hebben we natuurlijk altijd ook te maken met arbeidsrechtelijke, civielrechtelijke, fiscaalrechtelijke, governance, actuariële- en communicatie-aspecten.

Hoe complexer, hoe uitdagender

Als een werkgever ons dan bijvoorbeeld oktober 2017 inschakelt omdat zijn uitvoeringsovereenkomst met de verzekeraar 31 december 2018 eindigde komen we direct in actie. ‘’15 maanden…dat is een mooi termijn om zorgvuldig en tijdig alles in te regelen.’’ We richtten direct een projectteam op met vertegenwoordigers van de werkgever en de ondernemingsraad. Eigenlijk wat ons betreft direct de belangrijkste stap. Want hoe beter het projectteam geformeerd, hoe minder obstakels onderweg. ”En als we toch bezig zijn, bekijk dan gelijk of we niet beter ook de pensioenovereenkomst kunnen wijzigen”, krijgen we vaak als tweede opdracht mee. Voor ons heel logisch, want die twee vragen horen bij elkaar. Bij Swalef werken we vanaf het begin af aan samen met een actuarieel bureau. Voor de ‘sommen’ natuurlijk en ook voor de onderbrenging.

Stappen staan vast

We werken graag met een vooraf bepaald tijdschema. Volgens een vaste procedure waarin de besprekingen, maar ook de stappen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. Na de  inventarisatie organiseerden we dan ook een kick-off meeting, zodat we de analyse en het eerste advies konden verstrekken. Die eerste stap is cruciaal. Want hoe ziet het bedrijfsprofiel van de werkgever er eigenlijk uit, heeft hij nog anderen doelstellingen? Maar ook ‘hoe staat hij er financieel eigenlijk voor?’ en ‘hoeveel risico is hij bereid te nemen?’ En hoe kijken de deelnemers naar risico. En natuurlijk moeten we alle relevante stukken in ons dossier hebben om tot een goed advies te komen.

Na meerdere besprekingen om vast te stellen wat de best passende pensioenovereenkomst zou zijn en daarnaast vast te stellen bij welke pensioenuitvoerder (verzekeraar, APF, vrijwillige aansluiting bij een Bpf, of PPI (alleen ingeval van een beschikbare premieregeling) volgen er offertes. Parallel startten we het arbeidsvoorwaardelijke traject, waarbij in sommige situaties de Ondernemingsraad instemming moet verlenen, en daarna de individuele deelnemer. Tegelijkertijd liep ook het communicatietraject. Na de vaststelling van de eventueel gewijzigde pensioenovereenkomst en geselecteerde pensioenuitvoerder, volgde voor het tekenen van de uitvoeringsovereenkomst als laatste stap de review van de juridische documenten.

Samen werken aan een hoger niveau

Een groot voordeel dat we ook een eigen Swalef Academie hebben, is dat we alle stakeholders altijd opleiden tot een zodanig niveau, dat iedereen gelijkwaardig aan tafel zit. Er moeten immers belangrijke beslissingen genomen worden. Voor de toekomst van het bedrijf. En voor die van de werknemers. Zo stonden er misschien wel 3 opties voor een pensioenovereenkomst open: een middelloonregeling, een ‘collective defined contribution’ of een ‘individuele beschikbare premieregeling’. Die ook nog eens beïnvloed werden door het type pensioenuitvoerder. Cruciaal natuurlijk voor iedereen om de impact van alle mogelijkheden te weten. Tijd ook om de actuaris opdracht te geven de verschillende varianten door te rekenen. Samen bekijken we de offertes en regelen we vaak een zogenaamde ‘beautyparade’.

Op grond van alle uitkomsten en gezien de risicobereidheid en de financiële positie van de werkgever, kiest de werkgever na eventuele instemming van de ondernemingsraad indien nodig,  voor de invoering van een nieuwe pensioenovereenkomst en pensioenuitvoerder, die beiden het beste passen bij de onderneming. Dan wordt duidelijk dat het goed was om direct iedereen te betrekken in de projectgroep. Alle stakeholders wisten gelukkig van de hoed en de rand. En waarom sommige keuzes gemaakt zijn. Als de werkgever met een buitenlands moederbedrijf te maken heeft, wat in onze adviespraktijk vaak het geval is, moet vaak ook van hun goedkeuring komen alvorens alle beslissingen definitief kunnen worden gemaakt.

Swalef hield overigens gedurende het traject iedereen op de hoogte.

Werknemers betrekken

Ondertussen zijn ook de werknemers steeds bijgepraat. Ze werden met plenaire bijeenkomsten, individuele gesprekken en per brief met persoonlijke berekeningen van de verschillen tussen de oude en nieuwe pensioenregeling goed en volgens de wet geïnformeerd. Op de wettelijk juiste momenten. Of er instemming van de ondernemingsraad en daarna dan ook van de werknemers vereist is, hebben we natuurlijk vanaf het begin duidelijk. Om de snelheid erin te houden werd daar gelijk al rekening mee gehouden in het traject.

15 maanden vlogen voorbij

En hoewel een periode van 15 maanden best lang lijkt, hebben we het liefst dat ruim voor het einde van het jaar de concept pensioenreglementen en uitvoeringsovereenkomsten, die door de nieuwe pensioenuitvoerder zijn opgesteld, door ons worden beoordeeld. Zodat er daarna voldoende tijd voor de implementatie is. We checken de juridische documenten aan de hand van de offertes, en als er een cao van toepassing is, ook aan de bepalingen uit de cao, en de gemaakte afspraken. Vaak, na een aantal correcties nog, worden de stukken goedgekeurd en voor akkoord door de werkgever ondertekend. Door de strakke planning, de oprichting van een projectteam met de belangrijkste stakeholders, de betrokkenheid en de goede wil van alle partijen is het dan ‘wederom’ gelukt om in 15 maanden de hele pensioentransitie af te ronden zo’n twee maanden voor het nieuwe jaar, zodat er ruim de tijd is voor de deelnemerspresentaties en de verder implementatie bij de nieuwe pensioenuitvoerder.

Een hele prestatie omdat er tot begin november 2018 van alles speelde. Naast de wensen van de opdrachtgever, de belangen van deelnemers en andere stakeholders is er heel veel wetgeving relevant. Alles werd continu in ogenschouw genomen en bewaakt. Heel uitdagend en fantastisch om te doen. De reden waarom wij met zo veel plezier actief zijn in de pensioensector: ‘samen werken aan een hoger niveau’.

Disclaimer
Swalef streeft er naar de informatie correct en actueel te verstrekken. Aan de informatie die is verstrekt kunnen echter geen rechten worden ontleend.
Swalef aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud en de informatie in dit nieuwsbericht.

Swalef pensioenjuristen en academie

Geschreven door

Swalef pensioenjuristen en academie | Ons bevlogen team van pensioenjuristen adviseert jou graag over pensioenjuridische kwesties. Vanuit de Academie verzorgen verschillende onafhankelijke docenten die opereren in de top van hun vakgebied, gecertificeerde pensioenopleidingen.